Ketika Anda mengelola sebuah toko yang cukup besar dan menjual barang-barang yang beragam, mungkin Anda akan menyadari bahwa menggunakan software toko adalah investasi yang tepat. Software toko adalah suatu perangkat lunak komputer yang digunakan untuk mengelola dan memonitor barang dagangan, data supplier dan pelanggan, serta digunakan untuk transaksi pembelian dan penjualan.
Keunggulan software toko ternyata cukup banyak, salah satunya dapat memberikan keamanan sistem yang dapat membantu pemilik toko untuk lebih mudah mengontrol penjualan dan pembelian yang terjadi setiap harinya.
Software toko ini akan menyajikan data laporan yang nantinya dapat dipadukan dengan aturan atau prosedur yang telah ditentukan, sehingga menjadi hasil laporan yang benar-benar akurat.
Selain itu, ada beberapa keunggulan dalam menggunakan software toko yang perlu Anda ketahui, diantaranya:
Menyimpan Data Dalam Jumlah Yang Tidak Terbatas
Software toko dapat digunakan untuk menyimpan seluruh data atau informasi toko dalam jumlah yang tidak terbatas. Data barang yang bisa Anda simpan bahkan dapat mencapai ribuan item.
Dengan software toko ini pula, data dapat diakses dan dibuka kapan saja asalkan belum dihapus.
Proses pencarian barang pun hanya membutuhkan waktu beberapa detik saja. Anda tidak perlu susah payah melakukan perhitungan dengan kalkulator atau rumus-rumus lainnya. Software toko telah dirancang sepraktis dan semudah mungkin untuk kebutuhan toko Anda.
Pelacakan Produk Lebih Cepat
Ketika Anda menggunakan software toko, maka data dari produk yang ada di toko akan diolah dan disimpan dalam software tersebut. Hal ini membuat Anda tidak perlu melakukan pelacakan data secara manual, karena semua sudah tersedia dalam software toko. Selain itu, Anda juga dapat melacak item tertentu dan memfilter penjualan maupun penurunan harga dari barang yang dijual.
Menentukan Order Pembelian Lebih Mudah
Proses pembelian merupakan proses pencarian sumber atau bahan produksi untuk membantu kegiatan produksi dan mengecek persediaan toko tersebut. Dalam proses pembelian biasanya diperlukan formulir pembelian atau purchase order sebagai bukti otentik dalam dokumen pembelian. Software toko biasanya menyediakan fungsi ini untuk mengatur format purchase order dalam memudahkan laporan pembelian.
Menampilkan Kondisi Persediaan Secara Akurat
Mengetahui kondisi persediaan atau stock opname penting dilakukan untuk menghitung fisik persediaan suatu produk dalam stok. Selain untuk mengetahui keabsahan laporan dalam suatu pembukuan, stock opname juga dapat membantu toko/perusahaan untuk melakukan fungsi Sistem Pengendalian Intern (SPI) dengan baik.
Beberapa fungsi SPI adalah untuk membandingkan persediaan stok dari bulan ke bulan untuk mendapatkan Harga Pokok Penjualan (HPP) pada laporan keuangan, dan mengetahui kebenaran dalam laporan keuangan. Hal ini dapat menampilkan kondisi persediaan secara akurat, apakah datanya cocok, apakah ada kecurangan, dan sebagainya.
Mengurangi Kelalaian Yang Sering Terjadi
Jika toko Anda hanya mengandalkan para karyawan untuk mengingat semua stok barang, tentunya akan sering terjadi kelalaian. Karyawan yang bekerja di toko Anda mungkin terbatas, sementara itu Anda menuntut mereka untuk menghafalkan seluruh data barang yang dijual. Bagaimana nasib mereka jika sampai lupa dengan spesifikasi data barang tersebut?
Setidaknya ada alternatif lain dalam mengatasi hal ini, yaitu menggunakan program software akuntansi toko untuk menyimpan seluruh data informasi barang yang ada. Dengan begitu karyawan Anda tidak perlu menghafal seluruh spesifikasi barang yang dijual. Jika mereka membutuhkan data informasi mengenai salah satu barang, mereka dapat melihat di menu laporan pada software.
Dalam beberapa hitungan detik, software akan menampilkan data yang dibutuhkan.
Ada banyak pilihan software toko yang bisa Anda gunakan. Beberapa diantaranya bahkan tersedia dengan biaya yang relatif murah. Software toko juga memungkinkan Anda untuk mencetak dan membaca label barcode, cetak faktur, dan menyediakan susunan laporan secara lengkap dan berkala. Hal semacam ini tidak bisa Anda dapatkan dengan otomatis jika masih menggunakan sistem manual.
Jurnal adalah software bisnis yang bisa membantu dalam mengelola toko hingga bisnis Anda. Dengan Jurnal, Anda dapat lebih mudah memonitor persediaan barang yang dijual di toko maupun barang yang masih ada dalam gudang. Dengan fitur stok barang tersebut, Anda tidak perlu mencari satu per satu barang yang pelanggan cari. Hanya dengan melihat laporan stok barang pada program stok barang berbasis web, Anda bisa langsung mendapatkan barang tersebut dalam hitungan detik.
Bukan hanya itu, jika persediaan barang sudah ada pada batas minumum, Jurnal juga akan memberikan Anda notifikasi, sehingga Anda bisa langsung melakukan pemesanan barang yang akan segera habis. Hal ini tentu bisa mengurangi pelanggan Anda menunggu barang yang mereka inginkan terlalu lama, juga mengurangi risiko kelebihan stok barang.
